Наукова бібліотека України

Останні надходження

Loading
Факторы влияния на зффективности делопроизводства в органах государственной налоговой службы Украины
статті - Наукові публікації

Шамрай А.В.
соискатель кафедры административного, финансового и хозяйственного права

В статье рассмотрены вопросы, касающиеся современного состояния делопроизводства в налоговой службе, уровень документооборота, понятие и характеристика документа, а также факторы, влияющие на эффективность делопроизводства в органах налоговой службы Украины.

Ключевые слова: документ, документооборот, принципы делопроизводства, функции делопроизводства, информативность документа.

Современный уровень документооборота в органах государственной налоговой службы Украины характеризуется тем, что принятие решений реализуется в условиях полной или частичной неопределенности. В этих условиях на службу делопроизводства необходимо возлагать задачи не только создание документации и обеспечение ее движения, но и главным образом вопросы информационной поддержки всех решений на основании совершенной организации их документального обеспечения. Служба делопроизводства, как сердцевина органов государственной налоговой службы Украины, отражает и обеспечивает ее деятельность, сегодня должен стать мощным инструментом, способна через процессы документооборота ориентировать все подразделения на общую цель, мобилизовать инициативу сотрудников, воспитывая в них чувство единства и преданности своей службе, улучшать процессы деловой коммуникации и корректировать организационное поведение всех его сотрудников. Уже сегодня в современных подразделениях делопроизводство становится высокотехнологическая логическим производственным процессом, системой организационного, информационного, аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения его функционирования, функцией по документированию информации и организации обращения служебных документов, в том числе электронных. Оно объективно выделяется в высокооплачиваемый вид профессиональной деятельности, получает соответствующее технологическое и организационное оформление и требует значительного объема знаний.

Главной целью службы делопроизводства должен быть эффективное управление всей документацией учреждения, в том числе совершенное документальное обеспечение, качественное предоставление документо-информационных услуг, своевременная обработка и передача на разные уровни необходимой для принятия решений документированной информации. Вместе с тем, важность качественной организации информационно-документального обеспечения в определенных службах правоохранительных органов Украины недооценивается. Делопроизводством нередко занимаются работники с низким уровнем оплаты, случайно или в силу обстоятельств вынуждены работать в этих службах. Кое-где канцелярии выполняют второстепенную роль в аппарате управления, выполняя чисто технические функции. Творческая и логически-последовательная работа с документами вроде растворяется в деятельности всей службы. Делопроизводством занимаются вроде все, но выполняют эту работу в основном некачественно и со значительными затратами времени. Даже высококвалифицированные работники, получившие системную высшее образование, тратят третью часть своего рабочего времени не присущую им работу с документами, причем низкооплачиваемую. Подбором информации, обработкой и оформлением документов сегодня должен заниматься не специалист отрасли, который принимает важные управленческие решения, а специально подготовленный для этого другой специалист - документовед - информационный аналитик. Насущной стала проблема кардинального изменения роли и места служб делопроизводства в аппарате управления. В современной учреждении
необходимо создание путем объединения функций канцелярии, секретариата и информационного центра, единого подразделения управления документацией с подчинением его первому руководителю. Это подразделение, оснащен новейшими средствами компьютерной и другой функциональной организационной техники, должен выполнять одну из главных функций - совершенное управление документацией. Только тогда из такого подразделения можно будет спросить за неполноту информации или перебор документов, за качество подготовки документации и выполнение поставленных перед организацией задач в установленный срок. Создание такого специализированного подразделения приведет к уменьшению численности аппарата и ликвидации лишних должностей. Круг обязанностей его ведущих сотрудников-документоведов, информационных аналитиков будет достаточно значительное и многогранное.

Для этого они должны уметь работать со всеми видами документной информации, знать особенности функционирования автоматизированных систем делопроизводства, новейшие средства оргтехники, особенности унификации и отраслевой стандартизации в документооборота информационной сфере.

Одним из основных направлений совершенствования документации должна стать унификация

И стандартизация документов. Система терминов по унификации должна включать в себя: унифицированную систему документации, унифицированную форму документа, табель унифицированных форм документов и др.. Что касается организации работы с документами, то, во-первых, является самостоятельным разделом делопроизводства, который представлен такими терминами, которые отражают все этапы, приемы, процедуры работы с документами в учреждении: документооборот, документопоток, регистрацию документов, систематизация документов, контроль исполнения документов и тому подобное. Термины, отражающие организацию работы с документами, фактически представлены двумя группами терминов: термины, отражающие организацию документооборота, и термины, отражающие организацию хранения и использования документов в оперативной деятельности. Большинство этих терминов являются, нетребуют определения, в частности: «регистрационный номер документа», «индекс дела», «контроль исполнения документов» и др.. Система терминов, используемых в процессе ведения документов, развивается постоянно с развитием общества и является отражением применения новых информационных технологий в делопроизводстве. Электронный документооборот осуществляется на основании договоров, которые определяют взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских правоотношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленным гражданским законодательством. Порядок обращения электронных документов, в которых содержится информация с ограниченным доступом, также урегулирован действующим законодательством. Субъекты электронного документооборота, которые осуществляют его на договорных началах, самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию и устанавливают для них систему защиты.

В процессе осуществления управленческих функций также могут использоваться документы, доступ к которым в учреждениях ограничен. Порядок обращения с такими документами определяется специальными инструкциями, а ответственность за их разработку возлагается на уполномоченных лиц, поскольку такая деятельность связана с отдельной технологии обработки документов [1].

Делопроизводство представляет собой сложную информационную совокупность, отличается обилием параметров и показателей. Ощутимый экономический эффект обеспечивается своевременной унификацией, что связано со снижением затрат времени на изготовление бланков, составление текстов документов, их соответствующее оформление и заверение. При осуществлении унификации документов в пределах определенной системы основными подходами являются:

формальный, основанный на установлении единой формы конкретного вида документа при ее соответствии и взаимосвязанности с другими документами и системами

содержательный, заключающийся в предоставлении необходимого объема информации, восприятие которого обусловлено определенным пространственно-контекста.

унификация документов по формальному признаку заключается прежде всего в разработке и проектировании рациональной структуры систем документации, предусматривает определение:

перечня документов системы

типа носителей с приведением их к единообразию на основе устоявшейся типизации по форме представления унифицированных форм документов

установления формально логических правил подачи и размещения информации на носителях.

Формальная унификация должна соответствовать физическому уровню представления доку-эле информации (формат документа, визуальное восприятие информации и зон особого внимания, возможность воспроизведения документа на любых технических устройствах). Углубление формализации является одним из важных направлений унификации и стандартизации документов в современных условиях налоговой службы Украины, что предполагает их использование в глобальных компьютерных сетях.

На начальных стадиях унификации документов формализации подлежали только документы, которые предназначались для обработки средствами электронно-вычислительной техники. Формальная унификация обеспечивала удобство переноса данных на машинный носитель, и такие документы получили название машинно-ориентированных. Позже, когда стало возможным автоматизированное ввода данных на машинные носители, такие формализованные формы документов начали называться машинограммы. Современная формализация требует более универсальных подходов, которые могли бы удовлетворить пользователей в процессе использования ими документной информации в любых системах и сетях - от традиционных (ручных) до самых современных компьютерных технологий.

Предварительный этап унификации заложил основы для современного, более углубленного и требовательного, с точки зрения практики современного подхода к унификации документов. В частности, были определены основные требования к формально-логического построения унифицированных систем документации (ГОСТ 6.10.1-80 Унифицированные системы документации. Основные положения), установлены основные форматы документов на бумажных носителях - А4 иА5 (ГОСТ9327-60).

Однако формальная унификация документов не закрепляет раз и навсегда установленных образцов. Эффективность обеспечивается гибкостью, включая адаптацию носителей в новых инновационных технологий. Методы унификации документов по формальному признаку позволяют перенести их содержание на те или иные носители информации различными способами: в виде традиционного текста, знаков или иных символов [2].

Исходя из этого, с точки зрения формальной унификации структура документов должна быть сведена к четырем основным типам: линейной, матричной, древовидной и текстовой.

Линейной структурой называют такую, которая может быть подана в виде последовательного перечня обязательных элементов-реквизитов.

Каждый реквизит документа имеет свой порядковый номер. Например, реквизиты организационно-распорядительной системы документации представлены следующим образом:

- Государственный Герб Украины, герб Автономной Республики Крым

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

- изображение наград

- код организации

- код формы документа

- и др..

Во матричной структурой следует понимать такое размещение информации в документе, при котором каждый информационный элемент определен наименованием строки и наименованием столбца. Такая структура более известная как табличная. В таблицах строка называют подлежащим, а столбец - сказуемым. Подлежащее означает объект характеризуетсяв таблице, сказуемое - его признаки. В графах таблицы указывают значения признаков, которые являются функциями двух аргументов: подлежащего и сказуемого. Часто матрица (таблица) используется для возведения технико-экономических показателей, расчетов и т.п..

В линейной структуре реквизиты соотносятся с документом в целом, и связь между реквизитами отсутствует. В матричной структуре каждая графа принадлежит определенным строкам и столбцам, а сочетание этих структур приводит к увеличению количества реквизитов, которые, в свою очередь, делятся на более конкретизированы и др..

Между реквизитам устанавливаются сложные связи, которые могут быть представлены в виде древовидной структуры (иначе - сложной таблицы). Для создания конкретной унифицированной формы документа необходимо четко определить структуру, наиболее для этого подходящую. Целесообразно использовать максимально упрощены структуры.

При создании унифицированных форм документов традиционными методами рассмотрены выше типы структур должны быть дополнены текстовой структурой, использование которой предусматривает представление информации в документе в виде обычного текста. Основным назначением текста в документе является своевременное обеспечение пользователей необходимой достоверной и полной информации [3]. Такая информация может быть представлена ​​в свободном изложении, но с использованием стилистически нейтральной лексики и с максимальным стремлением, к лаконизма. Моделирование унифицированного документа на основе текстовой структуры предполагает введение определенных ограничений, которые заключаются в унификации структуры текста, путем соблюдения четкой последовательности, расположения его содержательных компонентов, а также в унификации языковых средств.

Последовательность размещения содержательных компонентов текста является постоянной для любого документа, который состоит из двух частей: вводной, содержащий обоснование проблемы, устанавливает причинно-следственные связи и включает ссылки на нормативные акты; основной с изложением смысловой сущности документа присущей для него форме.

При составлении текстов документов используются формализованный или творческий подходы. Формализованное подход является следствием унификации, направленной на выработку единой формы для конкретных видов документов. В результате были закреплены следующие унифицированные формы с определенной структурой текста или унифицированные формы с типичным текстом. Типичные тексты могут существовать отдельно от документа или в напечатанном на формулярах (бланках документов) виде. Сегодня имеют место два типа унификации текстов: типизация и трафаретизация. В первом случае готовятся сборники типовых текстов для их использования в конкретных видах документов. Трафаретизация текстов исходит из разделения информации на постоянную и переменную. Постоянная информация вносится в бланк документа при его изготовлении, а переменная - в процессе сборки конкретного документа. Часто эти два вида унификации сочетаются, что значительно повышает оперативность подготовки документа и его качество, исключает возможность различного толкования отдельных выражений.

Творческий подход к составлению текстов документов реализуется через изложение текста в описательной форме. В основном это связанный текст, неделимый в смысловом отношении на постоянную и переменную части. Такой текст предполагает использование определенных речевых оборотов и стандартных фраз, присущих делового стиля.

Практика документирования свидетельствует о целесообразности использования при оформлении однотипных решений текстов документов, содержащих общие формулировки и имеют одинаковую структуру.

Таким образом, результатом формальной унификации документов является установление:

типовой структуры реквизитов

типичных зон для однородных реквизитов

требований к оформлению документов на машинных носителях для их передачи через компьютерные сети

порядка предоставления документам, содержащихся в компьютерных сетях, юридической силы [4].

Унификация документов по содержательной признаку исходит из анализа содержания конкретных документов. Она осуществляется в русле совершенствования системы делопроизводства, сопровождаемого компьютеризацией отдельных ее составляющих. Смысловая унификация документации проводится на основе их классификации по различным признакам: использование стандартизированной терминологии, определение основных положений унифицированной системы документации, установление требований к составу и содержанию унифицированных форм документов и порядка их заполнения.

Унификация документов направлена ​​прежде всего на повышение эффективности деятельности налоговой службе, что обеспечивается использованием единых форм документации, входящих в связанных между собой систем.

Смысловая унификация осуществляется путем:

введения ограничительных перечней форм документов

создание взаимосвязанных комплексов (систем) или отдельных типовых унифицированных форм для различных видов (групп документов, одинаковых или близких по назначению (подсистем)

унификации и стандартизации информационных составляющих документации

стандартизации терминов.

Проектирование взаимосвязанных комплексов документов начинается с определения перечня определенных видов документов.

Вид документа - это такая совокупность отдельных документов, один из которых - основной документ - является универсальной основой для создания или оформления документов, аналогичных или близких по смыслу, происхождению или визуальным, восприятием. Иначе говоря, это классификационный ряд документов, объединенных по какому-то общему признаку.

Определение необходимого перечня документов осуществляетсяется в процессе организационной разработки методов, приемов и технологий документирования, а также документального обеспечения функционирования системы налоговой службы. Основным объектом организационного проектирования является оперативная информация о характере работ, выполняемых данной службой, группой учреждений одного уровня или отраслью в целом. Основная задача такой работы заключается в избежании дублирования форм документов и отдельных показателей поиска возможности функционального сочетание различных документов в одной форме, разработке унифицированных форм таких видов документов, недостающих для полноценного документирования деятельности ГНС. Определение необходимых комплексов документации на основе конкретных задач позволяет установить:

соответствие документных комплексов задачей данной службы

соответствие каждого документа своему целевому назначению

роль определенного вида документа в решении конкретной задачи на определенном участке (уровни) системы.

В целом же организационное проектирование направлено на определение общих правил разработки моделей документов, необходимых для оформления однотипных управленческих операций [5].

Унификация документов неразрывно связана с их последующей стандартизацией, т.е. преобразованием унифицированных форм или унифицированных систем документации на документы общего пользования в пределах государства. Такие работы, от проведения исследований до разработки собственно стандартов и их методического сопровождения, должны осуществляться на основе соответствующей государственной программы. Обобщение многолетнего опыта работы в этом направлении позволяет сформулировать основные принципы унификации и стандартизации документов:

достижения единообразия документов в рамках системы и сопоставимость их отдельных элементов

уменьшение количества видов документов

повышения информативности документов

системность

комплексность

стабильность требований

экономическая целесообразность.

Достижение единообразия документов в рамках системы и их отдельных элементов. Этот принцип является одним из важнейших, по крайней мере для унификации организационно-распорядительных и других систем документации. В современных организационных структурах используются документы с различной формой представления информации, среди которых - традиционная, графическая, электронная. Поэтому этот принцип может быть реализован за счет использования единой исходной схемы (модели) построения документов, входящих в систему. Современные компьютерные программы позволяют совмещать традиционные модели документов и обрабатывать их с помощью любых технических средств, поэтому за такую ​​исходную схему сегодня можно принять формуляр-образец организационно-распорядительного документа, включен к Унифицированной системы организационно-распорядительных документов.

Еще одним путем достижения единообразия документов и сопоставления их составляющих является определение правил оформления документа в целом и отдельных его реквизитов. Эти правила также должны иметь минимальную вариативность. Поскольку организационно-распорядительные документы являются преимущественно текстовыми, в них следует шире использовать типовые тексты или отдельные типизированные составляющие, выработать единую схему их построения, свести к минимуму словарный запас и максимально упростить грамматические средства, используемые при подготовке текстов.

Характерной особенностью организационно-распорядительных документов является их многофунк-нальнисть. Поэтому для обеспечения их большей единообразия необходимо установить единые требования к оформлению документов, независимо от ведомственной специфики. Основные правила и требования к созданию, обработке и использованию организационно-распорядительных документов установлены Государственным стандартом Украины 4163 - 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003 »[6].

Уменьшение количества видов документов. Организационно-распорядительная документация состоит из многих видов и разновидностей документов, функционирующих в традиционном делопроизводстве всех учреждений, предприятий и организаций и является объектом постоянного совершенствования и рационализации. Стремительный рост объема документов обусловлено, с одной стороны, иерархической субординацией, а с другой, необходимостью документирования новых направлений деятельности нормативных и методических документов по документационному обеспечению налоговой службы Украины. В компьютеризированном делопроизводстве документ сам по себе все же не является инструментом управления: гораздо большее значение приобретает информация, которую содержит сам носитель, ее достоверность и правовое обеспечение. Использование информационных источников не дает оснований для юридического ссылки на эти источники, если они не имеют законодательного подтверждения.

Повышение информативности документа. Функции современного делопроизводства постоянно расширяются. Предполагается, что уже в ближайшее время объем информационных источников, используемых обществом, может удвоиться. Обработка таких объемов информации потребует увеличения в такой же пропорции численности специалистов, экономически нецелесообразно. Хотя есть другой, более приемлемый путь решения этой проблемы, который заключается в устранении информационной перегрузки документов. Помещенная в них информация должна обеспечивать решение максимального числа задач при минимальном ее объеме, что может быть достигнуто предотвращением дублирования информации как в пределах одного документа, так и в родственных группах документов одного назначения.

Системность унификации. Унификация документациитов, составляющих определенную систему документации, требует предварительного определения четких границ данной системы как составляющей общей системы ГНС.

Системный подход к разработке унифицированной системы организационно-распорядительной документации предполагает выявление на начальном этапе работы основных закономерностей формирования отдельных документов и структуры системы. Для этого необходимо выявить основные классификационные признаки организационно-распорядительных документов с их последующим обоснованием. Общая классификационная схема группировки документов в соответствующие системы закреплена Государственному классификатору управленческой документации (ДК 010-98) [7].

комплексность унификации. При осуществлении унификации документов в рамках конкретной системы все ограничения и требования необходимо приводить в соответствие с требованиями и практикой оформления документов в других документационных системах [8]. Ни одна из систем документов не может функционировать изолированно: они тесно связаны между собой, и в практике приходится иметь дело с большими объемами документов, принадлежащих к различным системам документации. Эффективность деятельности службы ощутимо снижается из-за отсутствия единых форм и правил оформления документов.

Стабильность требований. Унификация отдельных систем документации направлена ​​на уменьшение расходов на вспомогательные работы, связанные с поиском необходимой информации на документных носителях на бумажной основе при подготовке, принятии и исполнении решений. Реализация такого целевого задания требует государственной поддержки, заключается, в частности, в определении общих методов унификации систем документации и их закреплении в виде основополагающего стандарта. Практикой стандартизации установлен порядок внесения изменений в стандарты, обеспечивает оперативность фиксации изменений непосредственно в унифицированных формах документов.

Экономическая целесообразность. Экономическая целесообразность унификации документов определяется двумя показателями:

стоимость затрат на разработку самой унифицированной формы документа или системы

стоимость затрат на использование этих унифицированных форм или систем документации в деятельности ГНС.

Этот принцип унификации форм документов реализуется путем дополнения и обработки большинства реквизитов с помощью технических устройств. Это уменьшает затраты непроизводительного ручного труда и времени на подготовку и оформление документированных управленческих решений.

Таким образом, предыдущий период унификации документов ограничился унификацией форм документов по определенным типовым функциями деятельности типичных органов государственной налоговой службы. Сегодня перед специалистами становятся вопросы совершенствования результатов унификации в направлении создания таких форм документов, воспринимали унифицированные содержанию блоки для воспроизведения документа в любых системах и уровнях документооборота. Есть содержательная сущность унификации и требования правовой полноценности остаются приоритетными направлениями совершенствования документов современного делопроизводства в органах государственной налоговой службы Украины.

Разработка проблем делопроизводства, как направления научной организации труда в налоговой службе, строится по принципу - от общего к частному, это позволяет более полно раскрыть суть делопроизводства в ГНС, показать его природу. Без исследования общих вопросов невозможно изучение частных проблем делопроизводства. Рассмотрим его цели, задачи и принципы.

Как известно, проблема повышения эффективности функционирования любой социальной системы связана с проблемой определения научно-обоснованных критериев оценки результатов и показателей ее деятельности, которые, в свою очередь, связаны с четким определением цели системы [9].

По нашему мнению, основной целью делопроизводства в налоговой службе является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы по документационному обслуживанию всех ее служб и подразделений.

Исходя из цели, выделяется несколько задач делопроизводства в налоговой службе: правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников, обеспечение быстрого поиска необходимой для реализаций функций ГНС информации в текущих делах и архивах, обеспечение точной регистрации документов, их приема, учета и отправки, обеспечение контроля за своевременным рассмотрением, соблюдением и правильным оформлением документов, обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах, экономия затрат времени и сил работникам ГНС на составление, изготовление и поиск документов [10]. Задача делопроизводства в ГНС должны осуществляться в соответствии с научно разработанных принципов делопроизводства. Принципы делопроизводства - это основополагающие, исходные правила в постановке обслуживания, документации, на основе которых строится и функционирует система делопроизводства.

Существует несколько классификаций принципов делопроизводства. Согласно наиболее распространенной их разделяют на общие, организационные и специальные [11].

Общие принцип устанавливают основные направления построения системы делопроизводства:

Сочетание централизации и децентрализации - это принцип, имеющий широкое значение. Он определяет не только построение подразделений налоговой службы и их взаимодействие, но и формы и методы их работы. Все положения этого принципа прямо или косвенно влияют на организацию делопроизводства. Централизация обеспечивает проведение в сфере делопроизводства единой политики, т.е. означает обязательства ДПС, ее служб и подразделений, а также должностных распоряжений и укаок вышестоящих органов по вопросам организации делопроизводства. Вместе с тем, на местах предусматривается возможность инициативы в вопросах совершенствования организации и практики осуществления конкретных операций по делопроизводству.

Законность и дисциплина. Принцип законности заключается в неуклонном и точном соблюдении действующего законодательства всеми органами и подразделениями органов ГНС, а также должностными лицами. Содержанием этого принципа в делопроизводстве ГНС является неукоснительное соблюдение требований, оговоренных правовыми нормами, зафиксированными в законодательстве, в инструкциях по делопроизводству и в других нормативных источниках, которыми регулююеться делопроизводство в ГНС. С принципом законности тесно связана государственная дисциплина - добросовестное выполнение обязательных предписаний теми сотрудниками, которым они адресованы по должности. Специальными средствами обеспечения законности и государственной дисциплины в сфере делопроизводства ГНС ​​являются проверки выполнения, контроль и привлечение к ответственности за нарушения, связанные с осуществлением делопроизводства и обеспечением режима секретности.

Принцип экономичности в организации делопроизводства в ГНС заключается в экономии финансовых и материальных средств, а также труда работников и сотрудников ДПС, занимающихся делопроизводственных обслуживанием или сталкиваются с ним в процессе выполнения своих основных функций. Создание и оформление документов, их размножение, выполнение различных делопроизводственных операций, использования средств механизации и автоматизации предполагают минимальный объем затрат средств и труда, чтобы не допустить неоправданного перерасхода средств на осуществление обеспечивающих функций.

Специальные принципы являются конкретизацией общих принципов и определяют наиболее важные подходы к организации делопроизводства в налоговой службе Украины:

Связь делопроизводства с основными задачами и функциями ГНС. Этот принцип устанавливает, что, будучи самостоятельной областью деятельности ГНС, делопроизводство тесно связано с их основными задачами и функциями и служит их осуществлению.

Принцип оперативности делопроизводства устанавливает, что прохождение документов в ГНС должно целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться, при этом следует стремиться исключать инстанции прохождения и действия с документами, не вызваны деловой необходимостью.

Принцип унификации документов служит совершенствованию делопроизводства, а именно совершенствованию организации документирования. Особое значение этот принцип приобретает в связи с внедрением в деятельность налоговой службы электронно-вычислительных машин, работа которых основана на единстве показателей и сравнении данных в первичных и обобщающих документах. Все виды документов, образующихся в деятельности ГНС, необходимо создавать на основе единых правил, разрабатываемых для различных систем документации.

Рассмотрев общие и специальные принципы делопроизводства в ГНС, перейдем к организационным принципам, которые можно обозначить как общие правила в постановке делопроизводства, определяющие организацию системы делопроизводства в ГНС, а также распределении компетенции между ее работниками:

Сочетание единоначалия и коллегиальности - принцип, предполагающий сочетание коллегиального обсуждения и решения важнейших вопросов общего руководства службы делопроизводства, планирования, координации и других подобных вопросов с едино ответственностью за выполнение принятых решений. В налоговые службе этот принцип получил организационное оформление в различных коллегиальных органах (комиссии, совещания), которые во многом определяют и организации делопроизводства.

Принцип специализации определяется как четкое нормативное разграничение и закрепление за каждым работником ДПС в целом определенных работ по делопроизводству, которые присущи их функциональным обязанностям.

Принцип стабильности заключается в определенной постоянства выполняемых функций по делопроизводству, способов их осуществления, но не неизменности. Система делопроизводства должна быть гибкой, способной к перестройке, если это вызвано объективной необходимостью.

Таким образом, анализируя выработанные наукой принципы делопроизводства можно сделать вывод о том, что организация делопроизводства согласно перечисленных принципов имеет

большое значение для нормального функционирования государственной службы.

Рассматривая научные источники в области делопроизводства, можно констатировать, что для эффективной организации делопроизводства сейчас необходимо: создать оптимальную оргструктуру службы делопроизводства в ГНС упорядочить потоки документации, усовершенствовать систему контроля исполнения документов, информационно-поисковые системы, максимально автоматизировать и механизировать делопроизводство, используя возможности современной компьютерной и организационной техники [12]. А для совершенствования процесса документального обеспечения необходимо на законодательном уровне предусмотреть порядок формирования подразделений из документального обеспечения с закреплением основных направлений его деятельности, урегулировать вопрос терминологического обеспечения деятельности, связанной с использованием документов, что позволит значительно усилить эффективность управленческих функций в целом. Этот процесс потребует постоянного совершенствования, исходя из основных тенденций развития общества.

Литература

Цимбалюк Е.В. Документальное обеспечение управления /А.В. Цымбалюк //Университетские научные записки. - 2006. - № 1 (17). - С.215-221.

Гончарова Н.И. докуметально обеспечения менеджмента: учеб. пособие. /Н.И. Гончарова. - М.: Финансы, 2006. - С.50.

?? Ам же. - С. 54.

Там же. - С. 56.

Там же. - С. 49-61.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003 N 55, 07.04.2003 Государственный комитет Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003.

Государственный классификатор управленческой документации ДК 010-98, приказ N 1024 от 31.12.1998, Государственный комитет Украины по стандартизации, метрологии и сертификации.

Гончарова Н.И. указ. труд. - С. 70.

Вицин С.Е. Системный подход и преступность /С.Е. Вицин. - М.: Академия МВД СССР, 1980. - С. 106.

Субботин Д.Т. Спецыальные системы документирования. - М.: Зкономика, 1980. - С. 33.

Руководство по делопроизводству: пособие для служащих учреждений, организаций и пред-приятий /Под. ред. А.С. Малитикова. - М.: Зкономика, 1969. - С.6; Организация делопроизводства, приема граждан и работа с письмами и жалобами /Под ред. В.П. Кашепова. - М., 1989. - С. 10.

Палеха Ю. Организация современного делопроизводства: учеб. пособие. /Ю.И. Палеха - К.: Кондор, 2007. - С. 142-145.




Пошук по ключовим словам схожих робіт: