Збір та систематизація інформації стосуються стратегічного управління в системі якості.

Для функціонування системи якості необхідно розробити методики ідентифікації, збору, індексації, заповнення, зберігання, ведення та розподілу даних про якість. Документація, яка містить дані про якість, забезпечує об´єктивне підтвердження того, що необхідного рівня якості виробу досягнуто та різні процеси системи якості були ефективно реалізовані. Є дві основні категорії даних про якість:

дані про якість виробу;

дані про функціонування системи якості.

Інформація про якість виробу входить до складу таких документів:

документів, які містять вимоги до якості продукції;

документів, які містять технічні вимоги до компонентів та вхідних матеріалів;

креслень основного обладнання;

звітів (актів) про випробування матеріалів;

звітів (актів) про контроль та випробування на різних етапах виробництва;

детальної інформації про відхилення від дотримання вимог і відповідних даних про їх дозвіл;

даних про невідповідні матеріали та їхнє розміщення;

даних про здачу в експлуатацію та обслуговування протягом гарантійних періодів;

даних про скарги на якість виробів і вжиті заходи з виправлення недоліків.

Дані про функціонування системи якості (протоколи якості) підтверджують ефективність її функціонування і, як правило, включають опис стандартних методик робіт, пов´язаних з якістю.

Інформація про функціонування системи якості входить до таких документів:

звітів про перевірку якості та даних аналізу, який виконувався керівництвом;

документів про затвердження постачальників та рейтинг роботи;

документів з даними про управління процесами та коригувальні дії;

даних про перевірку випробувального обладнання та приладів;

документів із підготовки кадрів та кваліфікації персоналу.

Деякі типи даних про якість за процесами системи якості наведено нижче. Цей перелік може змінюватися залежно від типу виробу, розмірів організації, контрактних вимог тощо.

Відповідальність керівництва:

документи з результатами аналізу, виконаного керівниками, висновками, вжитими заходами.

Система якості:

дані про розподіл документації з якості;

дані про зміни, внесені в документи системи якості та терміни введення в дію.

Аналіз контракту:

протокол аналізу контрактів, які реалізуються;

документи про прийняття висновків аналізу обома сторонами для подальшої їхньої реалізації;

будь-які зміни вимог та детальна інформація про прийняття їх обома сторонами;

дані щодо претензій та рекламацій.

Управління проектуванням:

документи з перевірки проекту на підставі вхідних проектних даних;

документи з вихідних проектних даних на підставі розрахунків і аналізу, документація з їх перевірки на виробництві;

документи з узгодження змін проекту, переданих у виробництво для реалізації.

Управління документацією та даними:

інформація про документи, які є в організації, дати їхньої видачі, ідентифікаційні номери;

зміни до документів та дати їхньої реалізації.

Закупівля:

документація щодо замовлень на постачання;

інформація щодо оцінювання та вибору постачальників, перелік затверджених постачальників;

документи з контролю купованих виробів, кількості прийнятих та відбракованих виробів.

У правління продукцією, яка постачається споживачем:

список виробів, які постачає замовник за спеціальними замовленнями;

документи щодо перевірки цих виробів;

документація з невідповідних матеріалів.

Ідентифікація і простежуваність продукції:

інформація щодо системи ідентифікації виробів та заходів із забезпечення простежуваності різних компонентів, сировини, матеріалів, процесів тощо.

Управління процесами:

документація з проведених спостережень та наступних рішень, які впливають на управління процесом;

дані з дотримання вимог нормативної документації;

документи з коригувальних дій для збереження процесу у стані керованості;

дані з контролю технологічної дисципліни, технологічних процесів, робочих місць.

Контроль та випробування:

звіти про контроль та випробування;

ідентифікація кінцевих виробів;

дані з перевірки обладнання на технологічну точність;

дані з контролю параметрів оснащення, інструменту, пристроїв, систем енергозабезпечення, систем транспортування та виробничого середовища;

дані з перевірки пакування та маркування;

дані щодо дотримання метрологічних правил.

Управління контрольним, вимірювальним та випробувальним обладнанням:

список обладнання для контролю, вимірювань та випробувань і документації з їх повірки;

документи щодо основних профілактичних робіт, які були проведені;

інформація про розташування невідповідного випробувального обладнання.

Статус продукції за результатами контролю та випробувань: до-

кументи з дозволів на випуск невідповідних виробів.

Контроль невідповідних виробів:

документи щодо ідентифікації, оцінювання, відділення та розміщення невідповідних виробів;

документи з даними про отримані санкції на відступ від вимог;

документація щодо виробів, підданих переробленню та ремонту;

дані про брак та відходи.

Коригувальні та запобіжні дії:

інформація про коригувальні дії, передбачувані для кожного типу невідповідності;

документи з проведення досліджень невідповідних виробів та пов´язаних з ними аналізів, дані про здійснені коригувальні дії та отримані результати;

документація про зміни в методиках, які було внесено в результаті коригувальної дії.

Внутрішнє обслуговування, складування, пакування, зберігання та постачання:

документація щодо заходів зберігання та обслуговування під час зберігання;

інформація про використовувані пакувальні матеріали та маркування на упаковці.

Дані про якість:

список документації, яка містить дані про якість, для підтвердження відповідності необхідному рівню якості та реалізації системи якості;

інформація про типи (місце) зберігання цієї документації.

Внутрішня перевірка якості:

документація щодо проведення внутрішніх перевірок якості, висновків та вжитих коригувальних дій;

документація зі змін у методиках за результатами перевірок та дати їх введення в дію;

звіти про витрати на якість.

Підготовка персоналу:

інформація про персонал, який виконує функції, що впливають на якість;

інформація про необхідну підготовку персоналу;

документи про проведення підготовки та підвищення кваліфікації персоналу.

Технічне обслуговування:

інформація про обслуговування, здійснене відповідно контракту чи гарантії;

документація, яка містить дані про невідповідності, виявлені під час проведення робіт з обслуговування, вжиті коригувальні заходи та зміни, внесені у методики.

Статистичні методи:

документація зі статистичного контролю процесу;

документація зі статистичних методів, які використовуються під час аналізу дефектів.