Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці перено­сяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затверд­ження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає вико­нання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використан­ня документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основ­ним службовим обов´язком.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підля­гають обліку і спеціальному позначенню. На документі простав­ляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку пер­шого аркуша з вказанням номера екземпляра, наприклад:

Комерційна таємниця Екз. №1 або

Конфіденційно Екз. №1 Такі грифи покажуть, що право власності на інформацію, яку вміщує документ, належить підприємству й охороняється за­конодавчо.

У тексті документа також може бути обумовлена конфі­денційність відомостей, права підприємства на них, порядок їх використання та.ін. Наприклад, комерційна таємниця являєть­ся результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в кон­тракті. У випадку відсутності грифа "Комерційна таємниця" і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) робо­ти з документом.

Надокументі з грифом "Комерційна таємниця" (конфіден­ційно) вказується кількість примірників документа і місце зна­ходження кожного з них (після реквізитів "підпис" і "прізвище виконавця"), наприклад:

Складений в двох примірниках:

прим. №1-в адрес;

прим. №2-в справу №...

Відмітка про кількість складених примірників проставляєть­ся на другому примірнику, якщо підшивається у справу.

На звороті аркуша документа, який має гриф "Комерційна таємниця", керівник пише прізвища тих службових осіб, яким дозволено користуватись цим документом, наприклад:

Дозволяю:

1. Василенко К. М.

2. Петренко П. П. Підпис керівника Дата

Друкування документів з грифом "Комерційна таємниця" проводиться централізовано, у спеціально відведеному при­міщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для ре­єстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного до­кумента: "Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата."

Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в "Жур­налі реєстрації документів з грифом "комерційна таємниця"".

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підпри­ємства, які вміщають гриф "Комерційна таємниця". Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нуме­руються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вка­зується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Таблиця

Журнал реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця " 

Усі документи, які поступають (вхідні) з грифом "КТ" прий­маються і розкриваються спеціально призначеною службовою особою. При надходженні обов´язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і примірників основного до­кумента та додатків до нього. У випадку відсутності в конвертах (пакетах) документів з грифом "КТ" складається акт у двох при­мірниках, один з яких направляється відправнику.

Документи, що мають гриф "КТ", формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньо­му кутку ставиться гриф "КТ". На внутрішній сторінці обкла­динки справи записують список співробітників, які мають пра­во користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олів­цем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається заві­рений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатуєть­ся службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом "КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом "КТ" пови­нен своєчасно відбиватися в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ".

При видачі документу працівник, який отримав документи з грифом "КТ", повинен звірити № (індекс) отриманого доку­менту з № (індексом) в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.

Видані для роботи документи з грифом "КТ" підлягають по­верненню в цей же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом " КТ" можуть знаходитись у виконав­ця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, при умові повного забезпечення зберігання документів на робо­чому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка та ін.).

При поверненні документу з грифом "КТ" звірюється № до­кументу по журналу, перевіряється кількість аркушів докумен­та і в присутності працівника ставиться в графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документу.

Журнал обліку видачі документів з грифом "КТ

Забороняється вилучення із справи чи переміщення доку­ментів з грифом "КТ" з однієї справи в іншу без дозволу керів­ництва і відміток в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ".

Документи з грифом "КТ" забороняється виносити з офісу. Лише у виключних випадках керівник чи його заступник можуть дозволити співробітникам виносити такі документи з будівлі для узгодження, підписання та ін. із застосуванням необхідних за­ходів запобігання.

На підприємстві повинен бути суворий порядок розмножен­ня документів з грифом "КТ". Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів "КТ" беруть на облік у спе­ціальному журналі чи в "Журналі реєстрації документів з гри­фом "КТ". Кількість примірників документів з грифом "КТ" має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визна­ченого адресата чи виконавця. Розмноження документів по­трібно виконувати в присутності службової особи, яка відпові­дає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.

Усі справи з грифом "КТ" журнали (картотеки) обліку до­кументів "КТ" в обов´язковому порядку вносяться в номенкла­туру справ підприємства.

По закінченню року спеціально створена комісія підприєм­ства виконує такі роботи:

• провіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";
• відкладає документи з грифом "КТ" для архівного збері­гання;
• відкладає документи з грифом "КТ" для знищення; 

Перевірка наявності документів з грифом "КТ" за рішенням керівництва підприємства може проводитися з іншою періодич­ністю, наприклад, по закінченню кожного кварталу.

У випадку встановлення факту втрати документів з грифом "КТ" відразу повідомляється керівник підприємства і прийма­ються усі заходи для розшуку документа. Для виявлення факту втрати керівником підприємства призначається комісія.

При звільненні співробітника, який відповідав за докумен­ти з грифом "КТ", проводиться перевірка документів, які за ним закріплені та їх передача новій призначеній особі. Акт прийо-му-передачі цих документів затверджується керівником підприє­мства чи його заступником.

При припинені трудових відносин з підприємством, на яко­му співробітник був допущений до "КТ", зобов´язання про не-розголошення конфіденційних відомостей діють протягом 2-х років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.

У деяких фірмах співробітника не звільняють 2 місяці після подання ним заяви. Така відстрочка дозволяє перевести співробітника в інший підрозділ, де він хоча б 2 місяці не буде мати доступу до документів "КТ".

При передачі справ в архів на документи з грифом "КТ" складається окремо опис.

Архівне зберігання таких документів проводиться в опеча­таних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціоно­ваний доступ.

На документи з грифом "КТ", відібрані для знищення, скла­дається акт, який затверджується керівником підприємства. Зни­щуються документи в присутності комісії за допомогою спеці­альної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.