Фактор часу — один із вирішальних в науці управління. При плануванні використання свого робочого часу керівник органі­зації повинен чітко визначати форми своєї участі у виконанні ос­новних функцій всього апарату управління. У відповідальності з цим здійснюється розподіл праці між керівником і апаратом управління.

Загальний фонд робочого часу працівників апарату управління складається із витрат на виконання корисної робо­ти, непродуктивної роботи, але необхідної (підготовка, пересу­вання та ін.), а також втрат робочого часу (чекання у приймаль­них вищого керівництва, чекання транспорту та ін.).

Корисний час — це час, використаний на різні роботи, склад яких залежить від сфери діяльності і рівня керівника. В резуль­таті досліджень одержано дані про витрати часу за 24 показни­ками, що характеризують види діяльності керівників і менед­жерів торговельних фірм.

Основними видами трудових затрат є:

1. Загальне керівництво.

2. Економічна робота:

2.1. Економічний аналіз показників фінансово-господарсь­кої діяльності фірми.

2.2. Підготовка доповідей, оглядів, довідок.

2.3. Аналіз роботи структурних підрозділів.

2.4. Економічна робота в інших організаціях та установах.

2.5. Контроль за бухгалтерською роботою апарату.

3. Робота з інформацією:

3.1. Ділові усні бесіди:

• з співробітниками;
• з відвідувачами інших організацій та установ.

3.2. Ділові телефонні розмови.

3.3. Участь у нарадах:

• фірми;
• інших організаціях.

3.4.    Бесіди з відвідувачами (усно і по телефону).

4. Робота з документами:

4.1.  Перегляд вхідної кореспонденції та прийняття рішень.

4.2.  Складання листів та інших документів.

4.3.  Підписування документів.

4.4.  Розгляд скарг.

4.5.  Вивчення нормативних документів, спеціальної літера­тури.

5. Підготовка і аналіз виконання особистого плану роботи;

6. Видача завдань підлеглим;

7. Громадська робота, відрядження та інші роботи:

7.1.  Виконання громадських доручень.

7.2. Перебування у службових відрядженнях.

7.3. Самоосвіта.

7.4. Розвязання питань побуту працівників фірми.

7.5. Особиста гігієна, відпочинок.

Аналіз змісту праці за видами робіт апарату управління дає можливість менеджеру визначити напрямки їх удосконалення. Головною проблемою при цьому є цільове призначення і логіка виконання кожної роботи, правильний розподіл процесу управ­ління на види робіт і окремі операції, закріплення деяких робіт за конкретними виконавцями.

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь може бути прямою або непрямою, повною або частко­вою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загального керівництва. Він розробляє головні напрям­ки і стратегію діяльності підприємства, регулює і координує ро­боту усіх основних служб і підрозділів, визначає цілі функціону­вання і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв´язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалі­зації усіх інших функцій управління: технологічному керів­ництві, оперативному регулюванні виробничих процесів та ін. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут керівник тільки затверджує або схва лює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслухо­вує звіти відповідних служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і розстановку персоналу; особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих орга­нізаціях, де керівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

У сучасних умовах ринкових відносин в роботі менеджерів зростають витрати часу на координування і об´єднання зусиль різних підрозділів і служб у єдину систему управління органі­зації.

Чим вище рівень менеджера, тим більшу вагу займає функ­ція загального керівництва. Тільки чітке визначення рівня своєї участі у реалізації основних функцій апарату управління є осно­вою правильного розподілу фонду робочого часу менеджера.