Телеграма оформляється відправником на телеграфному бланку встановленого зразка або на папері грамотно, чітко коротко і без помилок. Телеграми складаються з дотриманням таких вимог:

- перед адресою вказується категорія телеграми ("урядова", "термінова");

- адреса телеграми складається з телеграфного найменуван­ня пункту призначення, номера відділення зв´язку, точного най­менування адресата із зазначеним найменуванням області;

- до телеграми, яка надсилається на декілька адрес, додаєть­ся перелік адресатів;

- телеграми друкуються через два інтервали, великими літе­рами, без абзаців і переносу слів, з одного боку аркуша. Всі ви­правлення в тексті телеграми засвідчуються виконавцем.

У тексті телеграми не пишуться сполучники, прийменники, займенники, розділові знаки, якщо їх відсутність не змінює текст. При необхідності розділові знаки зазначаються літерами.

Цифри в тексті телеграми пишуться, як правило, словами.

При необхідності розділові знаки пишуть словами повністю або скорочено: "Крапка" або "крп", "кома" або "кма", "дужка" або "джк" та ін. Тільки словами пишуть знаки "№" — номер, "+" — додати, "%" — процент і т.п.

У телеграмах-відповідях перед текстом вказується номер або назва документа, на який дається відповідь.

Проект телеграми до подання його на підпис керівництву організації візується виконавцем і начальником структурного підрозділу на другому примірнику, який зберігається у справі.

Підпис у телеграмі оформляється окремим рядком і починаєть­ся з абзацу. У підписі вказується зареєстрована умовна скорочена адреса організації та прізвище особи, яка підписала телеграму.

В кінці тексту телеграми перед підписом вказується її номер, який складається з індексу, присвоєного структурному підроз­ділу, номера справи за номенклатурою і (через косу риску) по­рядкового номера (вихідного), наприклад: HP 21-14/27.

У безплатній частині телеграми нижче підпису проводиться риска, під якою зазначається посада особи, яка підписала теле­граму, адреса організації і ставиться печатка. Тут же вказується прізвище виконавця, номер його телефону і назва структурного підрозділу.

Копії телеграм зберігаються в організації.

Телеграми організацій з аналогічними текстами і підписом, які адресуються у різні міста, можуть мати підпис тільки на ори­гіналі, а на інших екземплярах ставиться тільки печатка на підпис відповідальної особи організації.

У телеграмах, які підписуються керівництвом декількох організацій, кожний підпис засвідчується печаткою своєї органі­зації.

Організації, які відправляють телеграми у рахунок внесено­го авансу, здають телеграми за окремими описами, складеними удвох примірниках.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА

290601 ЛЬВІВ ВОКЗАЛЬНА 81

ГОЛОВІ ЛЬВІВСЬКОГО ТЕРІТОРІАЛЬНОГО ВІДДІЛЕН­НЯ ФІРМИ "АЛЬФА" ЗАЙЦЮ

ДОПОВНЕННЯ НАШОЇ ТЕЛЕГРАМИ ДВАНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ HP 21-15/47 ПОВІДОМЛЯЄМО ВАШЕ ПИТАННЯ РОЗГЛЯДАТИМЕТЬСЯ НА ЗАСІДАННІ ПРАВЛІННЯ ВІСІМНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ крапка ВАША ПРИСУТНІСТЬ ОБОВ´ЯЗКОВА крапка HP 21-15/52

АЛЬФА                                       ПІДПИС ВОВК

02-156, Київ-156                        Голова правління

Орлина площа, 8                        фірми "Альфа"

Аванс-207                                  Вовк І.П.

Сірко Л.М. тел. 293-66-28

Печатка