1.4.5. Навички вирішувати проблеми
Першочерговим завданням менеджера є рішення проблем. Проблема — це складне питання, завдання, яке вимагає вирішення, дослідження, що важко розв´язати або здійснити.
Рішення проблеми ніколи не буває простою справою і вимагає наявності відповідних навичок.
Менеджерська практика використовує три шляхи вирішення проблеми:
Перший — використання системного підходу. Другий — підбір методів для вирішення проблеми. Третій — використання людей і ресурсів, які могли б допомогти у вирішенні проблеми.
Системний підхід у вирішенні проблеми, полягає у здійсненні 7 послідовних кроків:
|
Крок 1. Оцінка проблеми |
1. Виявити, які труднощі є. 2. Якщо проблема існує в роботі групи, то необхідно |
|
Крок 2. Визначення цілі рішення проблеми |
1. Сформулювати ясно і чітко, чого треба досягти. 2. Схвалити ціль всіма працівниками. |
|
Крок 3. Визначення критеріїв оцінки успіху |
1. Визначити спосіб оцінки дій: а) як визначити досягнення цілей (чи ні). б) як визначити ефективність спільної роботи 2. Визначити витрати зусиль (час) для виконання завдання. |
|
Крок 4. Збір інформації |
1. Збір факторів, думок, ідей по даній проблемі. 2. Використання методів збору і надання інформації. 3. Визначення можливих альтернатив. 4. Оцінка сильних і слабких проблем вирішення |
|
Крок 5. Планування |
1. Прийняття рішень про те, що повинно бути 2. Визначення плану конкретних практичних кроків |
|
Крок 6. Виконання |
Проведення практичної роботи по виконанню планових заходів. |
|
Крок 7. Аналіз дій для їх покращення |
1. Оцінка успішної роботи. 2. Встановлення причин невдач. |
Таким чином, системний підхід до вирішення проблем є знаряддям пристосованим до гнучкого використання. На будь-якій стадії можна повернутись на декілька кроків і уточнити відповідність методів роботи і конкретних завдань вирішення проблеми.
Для вирішення проблем, менеджер використовує методи:
- Інструктивний
- Ініціативний
- Адаптивний
- Інноваційний
Інструктивний метод полягає утому, що для вирішення проблеми, менеджер приймає рішення у відповідності з інструктивними вказівками вищого керівництва. Він бере на себе відповідальність за своєчасне усунення проблем або труднощів, які виникли, робить вірні висновки і досягає того, що від нього вимагають. Тут не вимагається творчий підхід тому, що всі процедури попередньо приписані.
Ініціативний метод вимагає частки ініціативи і свободи дій, але у визначених межах. Тут менеджер оцінює переваги ряду можливих рішень і вибирає із декількох добре відпрацьованих альтернативних дій ті, які краще всього підходять до даної проблеми.
Результативність залежить від здатності менеджера вибирати найбільш економічний і ефективний напрямок дій.
Адаптивний метод оснований на розробці творчого рішення, яке у деякій частині може бути абсолютно новим. Тут є набір перевірених можливостей і деякі нові ідеї. Менеджер виявляє особисту ініціативу і здібності, пропонуючи щось нове, пристосовуючи його до діючої системи, або технології.
Інноваційний метод є найбільш складним і вимагає зовсім нового підходу, нових уявлень. Менеджеру необхідно знайти способи розуміння зовсім раптових і непередбачених проблем рішення, які вимагає нового мислення, нового підходу. Сучасні проблеми потребують створення нових технологій та винахідництва.
Третім шляхом вирішення проблеми є використання працівників і ресурсів у різних формах. Для уточнення проблем і пошуку їх рішень, менеджери використовують наради, на яких заохочують різні точки зору і вірні пропозиції. Для рішення складних проблем створюються робочі групи, завданням яких є обстеження, аналіз стану і розробка пропозицій по покращенню або удосконаленню роботи підрозділу чи організації в цілому.
Характеристика менеджера, який має навички вирішувати проблеми, показана на схемі.
Кожний менеджер повинен уміти вирішувати проблеми, але навички рішення проблем високого рівня необхідні там, де треба адаптуватись до змінюючих обставин і проявляти інноваційний підхід.